Uutiset & tietoa kierrätyksestä
Helsingin kaupunginkanslia pitää huolta tietosuojamateriaalin ja arkistojen hallinnasta
Olemme onnistuneesti hoitaneet tietosuojamateriaalin ja arkistojen tuhoamista Helsingin kaupunginkanslian kanssa. Tilaan ja tarkoitukseensa sopivien tietoturva-astioiden ja yhteistyön avulla työ on edennyt sujuvasti.
Helsingin kaupunginkanslia on luottanut yhteistyöhön tietosuojamateriaalin ja arkistojen tuhoamisessa kanssamme jo useiden vuosien ajan.
”Yhteistyö on sujunut todella hyvin. Olemme saaneet oikean määrän tietoturva-astioita ja ne on noudettu ajallaan”, sanoo Kaupunginkanslian materiaalivastaava Sari Breilin.
ASIAKIRJOJEN JA ARKISTOJEN TUHOAMISTA MÄÄRITTÄVÄT SÄILYTYSAJAT JA TILAT
Helsingin kaupunginkanslia toimii muun muassa kaupunginvaltuuston ja -hallituksen suunnittelu-, valmistelu- ja toimeenpanovirastona. Breilin kertoo, että vaikka tieto liikkuu digitaalisena, pitää paperiversioina säilyttää edelleen tiettyjä dokumentteja. Tietosuojamateriaalien luotettavalle hävittämiselle on siis jatkossakin käyttöä.
Asiakirjojen ja arkistojen tuhoamista määrittävät asiakirjojen ja kirjanpitoaineiston säilytysajat sekä käytettävissä olevat tilat. Vuosien saatossa muodostuneet arkistot saattavat olla suuria.
”Kaikelle ei yksinkertaisesti ole tilaa”, Breilin toteaa.
Kaupunginkanslian tiloja on jouduttu tiivistämään tai arkistohuoneita on tarvittu muuhun tarkoitukseen. Silloin arkisto on pitänyt tyhjentää tarvittaessa nopeastikin. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan tietosuojatut materiaalit tulee aina hävittää turvallisesti.
Helsingin kaupungintalo. Kuva: Sakari Röyskö, Helsingin kaupungin aineistopankki.
ARKISTON TUHOAMINEN VOI TUODA VASTAAN MYÖS ERIKOISMATERIAALEJA
”Arkiston tuhoamista suunnitellessamme arvioimme asiantuntijan kanssa paikan päällä käytössämme olevat tilat ja erilaisille materiaaleille tarvittavat tietoturva-astiat”, Breilin kertoo.
Joskus käytössä olevat tilat ovat ahtaita. Breilin muistuttaa, että silloin astioita on tyhjennetty myös arkiston tuhoamisen aikana. Se takaa, että arkiston hävittäminen voi jatkua, vaikka astioita ei mahtuisikaan tilaan useita. Myös turvarullakot ovat toimineet kanslian henkilökunnan apuna arkistojen tyhjennyksessä.
Tuhottava materiaali voi olla muutakin kuin paperia. Kaupunginkanslialla tuhottavaksi on tullut tietosuojamuovia. Kyseessä ovat silloin esimerkiksi muistitikut, korput ja CD-levyt. Myös erikoismateriaalit, kuten käytöstä poistetut kyltit tai leimasimet tulee hävittää määräysten mukaisesti ja luotettavasti.
Tuhoamistodistukset Helsingin kaupunginkanslia saa suoraan sähköisestä palvelustamme. Heidän käytössään on myös tietoturva-astiat yksilöivä tekniikkamme, jonka avulla prosessia pystytään seuraamaan ja ajankohdat voidaan dokumentoida. Kuljetamme tietosuojan alaiset materiaalit lukituissa astioissa, niille tarkoitetuissa erikoisvalmisteisissa autoissa.
TUTTUJEN KULJETTAJIEN KANSSA ON HYVÄ TEHDÄ YHTEISTYÖTÄ
Monet tietoturvakuljettajamme ovat työskennelleet palveluksessamme jo pitkään. Kuljettajat ovat tehtävään koulutettuja ja heillä on vaitiolositoumus.
”Vakituiset kuljettajat tietävät tietoturva-astioidemme sijainnit ja kuljettamiseen soveltuvat reitit kiinteistöissämme. Heidän kanssaan on hyvä tehdä yhteistyötä”, Breilin summaa.
Jaa artikkeli
